מעבר מפעילות עסקית מקומית לגלובלית, מעניק לכם הזדמנויות חדשות לרווחים ולצמיחה. אבל אחד האתגרים הרבים של ניהול עסק בינלאומי הוא הצורך לאשר ולאמת מסמכים מסוימים, לדוגמה: כדי לפתוח חשבון בנק או על מנת לבצע עסקאות כלשהן.

כשהעסק פועל רק בישראל הוא לא יידרש להציג אימות מסמכים ציבוריים, למשל, תקנות ההתאגדות. אבל כשהוא רוצה לפעול גם במדינה זרה העסק יידרש לעבור בדיקות נוספות שיוכלו להבטיח שמסמכי התאגיד הם אכן אותנטיים. 

תהליך קבלת אימות מסמכים ציבוריים הוא מורכב וכולל קבלת אימות ממספר פקידים הן בישראל והן במדינה הזרה שבה ישמש המסמך. כאשר אתם מבקשים להשיג התאמה לתהליך אישור זה של מסמכים, חשוב להבין את התהליך הנכון של אימות מסמכים רלוונטיים. 

למעשה יש שתי דרכים להשיג אימות מסמכים: – אפוסטיל ואימות (Authentication).

מה זה אפוסטיל?

אפוסטיל הוא סוג של אימות שמאפשר לפשט את תהליך הלגליזציה והאימות של מסמכים ציבוריים, כך שיקבלו הכרה בינלאומית במדינות זרות החברות באמנת האג משנת 1961.

מסמך מאומת באמצעות תעודת אפוסטיל מאשר תעודה שהונפקה על ידי הרשות המוסמכת במדינה (כמו תעודת נישואין או תעודת לידה). אפוסטיל מופק לבקשת הנוטריון שחתם על האישור והוא מסמך מוכר כאימות יחיד ומספיק במדינות החברות באמנת האג.

מה זה מסמך מאומת?

אם אתם מתכננים להקים עסק במדינה שאינה חלק מאמנת האג, יהיה עליכם לבצע תהליך אימות  שייתן תוקף למסמכי התאגיד שלכם.

האימות כרוך באישור נוטריוני של אותם מסמכים ציבוריים. למעשה, מדובר בתעודה חתומה המאושרת על ידי נוטריון, נבדקת על ידי פקידי המדינה ולאחר מכן מקבלת את האישור של פקידי משרד החוץ. לאחר ביצוע האימות, העסק נדרש לבקש אישור לפעול במדינה הזרה. תהליך זה נקרא ׳לגליזציה׳ והוא מתרחש בשגרירות או בקונסוליה של המדינה.

מהו אישור חתום בחותם זהב?

מדינות שלא חברות באמנת האג, עשויות לדרוש במקום אפוסטיל, עותק של תקנון ההתאגדות או הארגון, כשהוא מאומת על ידי חותמת זהב רשמית. בניגוד לאפוסטיל, ייתכן שעדיין תידרשו לנקוט בצעדים נוספים כדי שהמסמכים שלכם יאומתו ויוכרו במלואם.

האם אפשר להחליף בין אפוסטיל לאימות?

אי אפשר להחליף בין אימות ואפוסטיל, וחשוב לבצע את התהליך הנכון. בחירה שגויה עלולה לגרום לדחיית המסמך על ידי המדינה הזרה שבה אתם רוצים לפעול עסקית.

לדוגמה, קנדה היא שותפת סחר ענקית של ארה״ב, ואינה חברה באמנת האג. לכן, תהליך האפוסטיל לא מתאים לה. אם בטעות תשלחו אפוסטיל לאימות בקנדה, הוא יידחה ולא יהיה שווה את פיסת הנייר עליו נכתב. כעסק, אתם חייבים להשיג גרסה נכונה לפני שתגישו מחדש את המסמך המאומת לשגרירות או לקונסוליה של קנדה.

כיצד לקבל אפוסטיל או אימות מסמכים?

מכיוון שלוקח זמן לקבל אפוסטיל ואימות מסמכים (לפעמים זה לוקח מספר שבועות), וכיוון שאתם נדרשים לבקר אישית בשגרירות או בקונסוליה, חשוב להבין את הדרישות של המדינה שבה אתם מרחיבים את הפעילות העסקית שלכם. שכירת שירותיו של עורך דין מומחה בתחום תאפשר לכם להכין את המסמך הנכון ולקבל אותו בזמן.

הכתבה בשיתוף >>  https://www.shanielk-law.co.il/